Privacybeleid

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Soundmasters is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken hangt af van de manier waarop je contact met ons opneemt en welke diensten je gebruikt.

Contact- en offertegegevens

• Naam en, indien opgegeven, naam van je partner of mede-opdrachtgever.
• Adres, postcode en woonplaats wanneer deze nodig zijn voor een offerte, overeenkomst of factuur.
• E-mailadres en telefoonnummer.
• Type feest of evenement.
• Datum en locatie van het feest.
• Gewenste DJ-show, extra opties en andere wensen.
• Informatie die je zelf in een bericht, contactformulier, chat of offerteaanvraag verstrekt.

Boekings- en administratieve gegevens

• Offertes, boekingsbevestigingen en overeenkomsten.
• Factuur- en betaalgegevens.
• Correspondentie over de voorbereiding en uitvoering van het evenement.
• Gegevens over geboekte diensten, artiesten, apparatuur en aanvullende opties.

Gegevens voor de uitvoering van een feest

• Muziekvoorkeuren en verzoeknummers.
• Draaiboeken en relevante planning.
• Praktische gegevens over de feestlocatie.
• Contactgegevens van betrokken contactpersonen wanneer dat nodig is voor de uitvoering.

Websitegegevens

• IP-adres.
• Browser- en apparaatgegevens.
• Datum en tijdstip van websitebezoek.
• Bekeken pagina's en algemene gebruiksgegevens.
• Cookie- en toestemmingsgegevens.

Waarom gebruiken we deze gegevens?

Soundmasters verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het beantwoorden van vragen en contactverzoeken.
• Het opstellen en opvolgen van offertes.
• Het controleren van beschikbaarheid.
• Het plannen van kennismakingsgesprekken.
• Het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten.
• Het voorbereiden en verzorgen van DJ-shows, feesten en evenementen.
• Het inschakelen en informeren van DJ's, artiesten en andere noodzakelijke uitvoerders.
• Facturatie, betalingen en financiële administratie.
• Klantenservice en de afhandeling van vragen of klachten.
• Het beveiligen en technisch goed laten functioneren van onze website.
• Het analyseren en verbeteren van onze website en dienstverlening.
• Het voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen.
• Het versturen van commerciële communicatie wanneer daarvoor toestemming is gegeven of dit anderszins wettelijk is toegestaan.

Op welke grondslag verwerken we gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Overeenkomst en voorbereiding daarvan

De meeste gegevens gebruiken we omdat je een offerte aanvraagt, een kennismaking plant, een boeking doet of omdat we een overeenkomst met je uitvoeren.

Wettelijke verplichting

Bepaalde financiële en administratieve gegevens moeten wij bewaren vanwege onder andere fiscale wetgeving.

Gerechtvaardigd belang

We kunnen gegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd bedrijfsbelang, bijvoorbeeld voor beveiliging, fraudepreventie, zakelijke administratie, verbetering van onze dienstverlening en het behandelen of onderbouwen van juridische aanspraken. Daarbij wegen wij onze belangen af tegen jouw privacybelang.

Toestemming

Wanneer toestemming wettelijk vereist is, bijvoorbeeld bij bepaalde cookies, marketing of specifiek gebruik van herkenbare foto's of video's, vragen we die toestemming vooraf. Een gegeven toestemming kan altijd voor toekomstige verwerkingen worden ingetrokken.

Met wie kunnen we persoonsgegevens delen?

We verkopen persoonsgegevens niet. We delen gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Gegevens kunnen onder andere worden gedeeld met:

• DJ's, artiesten en andere uitvoerders die bij jouw boeking betrokken zijn.
• Technische leveranciers en andere onderaannemers die nodig zijn voor het evenement.
• De feestlocatie wanneer afstemming noodzakelijk is voor opbouw, techniek of planning.
• Leveranciers van hosting, e-mail, formulieren, administratie en andere IT-diensten.
• Betaal- en financiële dienstverleners voor zover deze worden gebruikt.
• Google voor websiteanalyse wanneer Google Analytics wordt gebruikt.
• Bestandsoverdrachtdiensten wanneer bijvoorbeeld foto's digitaal worden geleverd.
• Overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wanneer een partij persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht verwerkt, maken we passende afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

Foto's en video's tijdens evenementen

Wanneer je een fotografie- of Instant Photo-dienst boekt, kunnen tijdens het evenement foto's worden gemaakt van de opdrachtgever en gasten. Deze beelden worden verwerkt om de geboekte dienst uit te voeren en aan de opdrachtgever te leveren.

Soundmasters gebruikt herkenbare foto's of video's van particuliere feesten niet zonder geldige grondslag voor eigen reclame-uitingen, social media of portfolio-doeleinden. Wanneer daarvoor toestemming nodig is, vragen we deze afzonderlijk.

Voor zover beeldmateriaal door Soundmasters wordt gepubliceerd op basis van toestemming, kan die toestemming voor toekomstig gebruik worden ingetrokken via info@soundmasters.nl. De rechtmatigheid van gebruik vóór die intrekking blijft daardoor ongewijzigd.

Website, cookies en externe diensten

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Functionele cookies zijn nodig om de website technisch goed te laten functioneren en kunnen zonder toestemming worden geplaatst.

Beperkt analytische cookies kunnen worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website wanneer deze zo zijn ingericht dat de gevolgen voor de privacy beperkt zijn.

Voor cookies of technieken waarvoor volgens de wet toestemming nodig is, worden deze pas geplaatst of geactiveerd nadat daarvoor toestemming is gegeven.

Google Analytics

Soundmasters kan Google Analytics gebruiken om inzicht te krijgen in bezoekersaantallen, gebruikte pagina's en de werking van de website. Waar toestemming voor deze verwerking vereist is, wordt Google Analytics pas na toestemming geactiveerd.

Externe content

Op de website kunnen externe diensten voorkomen, zoals Vimeo-video's, WhatsApp-links of andere interactieve onderdelen. Wanneer je deze diensten gebruikt, kunnen de betreffende aanbieders zelfstandig persoonsgegevens verwerken volgens hun eigen privacyvoorwaarden.

Je kunt cookies daarnaast verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser. Het blokkeren van functionele cookies kan invloed hebben op de werking van de website.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of noodzakelijk is.

• Contact- en offerteaanvragen zonder boeking: maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact.
• Klant-, boekings- en evenementgegevens: in beginsel maximaal 2 jaar na afronding van de opdracht, tenzij gegevens langer nodig zijn voor administratie, garanties, geschillen of andere gerechtvaardigde doeleinden.
• Financiële administratie en factuurgegevens: minimaal gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn van 7 jaar.
• Foto's die uitsluitend worden bewaard voor levering aan een klant: maximaal 6 maanden na levering, tenzij anders met de klant is afgesproken of langere bewaring noodzakelijk is.
• Technische server- en beveiligingslogs: in beginsel maximaal 6 maanden, tenzij langer bewaren noodzakelijk is voor onderzoek naar misbruik of beveiligingsincidenten.
• Analyticsgegevens: maximaal 14 maanden wanneer hiervoor een gebruikersgebonden bewaartermijn wordt toegepast.
• Marketinggegevens op basis van toestemming: totdat de toestemming wordt ingetrokken of de gegevens niet langer relevant zijn voor het betreffende doel.

Hoe beveiligen we persoonsgegevens?

Soundmasters neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking, wijziging of ander onrechtmatig gebruik.

Daarbij maken we waar passend gebruik van beveiligde verbindingen, toegangsbeperkingen, sterke authenticatie, actuele software, back-ups en beveiligde systemen.

Bij een beveiligingsincident beoordelen we of sprake is van een meldplichtig datalek en handelen we overeenkomstig de geldende wetgeving.

Welke privacyrechten heb je?

Je kunt, voor zover de wet daarin voorziet, verzoeken om:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van een verwerking;
• bezwaar tegen een verwerking;
• overdracht van gegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Een verzoek kan worden ingediend via info@soundmasters.nl. We reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer dat nodig is om misbruik te voorkomen, kunnen we vragen om aanvullende informatie waarmee je identiteit kan worden vastgesteld.

Ben je het niet eens met de manier waarop we persoonsgegevens verwerken, dan horen we dat graag. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische dienstverleners kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer dat gebeurt, zorgen wij dat daarvoor een geldige wettelijke basis en passende waarborgen aanwezig zijn, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Wijzigingen in dit privacybeleid

Soundmasters kan dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of wet- en regelgeving verandert. De meest actuele versie staat steeds op soundmasters.nl. Bovenaan deze pagina staat de datum waarop deze versie voor het laatst is bijgewerkt.